歯科衛生士が面接を辞退するとき｜メールの書き方、送るタイミング

転職で選考が進む中、どうしても面接や見学に伺えない場合はすぐに面接先に連絡を入れることがマナーです。基本的に応募を辞退する場合は、判断も連絡も余裕を持った対応が求められます。連絡のタイミングや連絡の方法について解説します。

見学・面接時に絶対にやってはいけないことは、無断キャンセルやドタキャンを含めた直前のキャンセルです。なぜなら歯科医院側に大きな損失を与えてしまうからです。応募者が見学や面接に来るために「歯科医院側はどんな準備をしているのか」という視点で考えるとさまざまな影響がみえてきます。

面接・見学のドタキャンによる影響は…？

〇応募者の来院を皆さん楽しみに待っている →来なかったときの気持ちの落ち込み
〇本来アポが入っている時間だった →　医院の収益に影響する
〇医院によっては受付にウェルカムボードなど飾りを準備 →スタッフさんの時間のロス
〇新卒採用の場合、学校も応援している → 学校の名前に影響する
〇自分で自分の信頼を欠くことに

一件のキャンセルをさまざまな視点からみると医院にも応募者自身にも影響があります。ですので見学や面接を辞退する際は、早めの連絡をおすすめします。

件名：面接辞退のご連絡（[氏名]）

[施設名][担当者名] 様

お世話になっております。 [氏名]と申します。

この度はお忙しい中、面接の機会を設けていただき、誠にありがとうございます。 大変申し訳ございませんが、やむを得ない事情により、明日予定されておりました面接を辞退させていただきたく、ご連絡致しました。

貴院にはご迷惑をおかけすることとなり、深くお詫び致します。今後の貴院の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

何卒ご了承いただけますようお願い致します。

[氏名][電話番号]
[メールアドレス]

件名：本日午後の面接日程変更のお願い（[氏名]）

[施設名][担当者名] 様

お世話になっております。〇〇（ご自身の名前）です。 急なご連絡となり申し訳ございません。

本日午後に予定しておりました面接について、今朝から発熱の症状が出ており、貴院に伺うことが難しいと判断致しました。そのため、大変申し訳ございませんが、面接の日程を改めて調整させていただけますでしょうか。

突然のお願いでご迷惑をおかけ致しますが、ご都合の良い日程をご教示いただければ幸いです。何卒ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。

[氏名][電話番号]
[メールアドレス]

文面を作成するのに時間がかかりそうなときは、AIなどを頼れば簡単に文章のひな形が準備できます。

生成された文書は、同じ意味の言葉を繰り返し使っていたり、丁寧語の使い方などに違和感がある場合もあるので、自分で調整してから送信するのがおすすめです。

例えばよくあるのが発熱です。15時からの面接設定なのに14時半に発熱で行けないと連絡があっては医院はどうしようもできません。

その日の朝発熱したのであれば、朝の段階でその日はリスケした方が歯科医院にとっても有益です。このご時世、体調不良で無理をしないのは一般常識なので正直に伝えましょう。

前の日から体調が怪しいなと思ったら前倒しで連絡を入れることおすすめします。連絡するタイミングが遅くなるほど、時間にルーズな人、連絡ができない人だと思われてしまいます。違う日程で面談となっても、マイナスの評価から始まってしまいます。

行けるかどうか微妙なときは頑張る必要はありません。歯科医院としても見学に来て体調を悪くされても困りますし、道中に何かあって遅れてしまったら非常識だと思われます。医療機関ですから配慮が足りないというマイナス評価になってしまうので、頑張りは不要です。

一通のメールで自分の価値を下げないことが大切。例えば1時間の見学で一通り院内を案内したり説明したりする人の人件費、本来アポの入っている時間帯の場合は、その時間を治療にあてられた可能性もあり、キャンセルが直前になるほど歯科医院側にはマイナスになります。応募者は被害を受けませんが、歯科医院は院長だけではなく、ほかのスタッフにも迷惑をかけてしまうことになります。

新卒採用の場合は、学校の紹介の場合もあるため学校の評判を傷つける可能性もあります。さらに、自分の就職先の選択肢を狭めることになり、条件が自分に合う歯科医院でも、再応募はできないので丁寧な対応を心がけることが大切です。